Neefektívne využívanie tlače môže viesť k zbytočnému plytvaniu zdrojmi a k predĺženiu prevádzkových nákladov. Optimalizácia tlačových procesov prináša priame úspory v čase a financiách.
Ako implementovať osvedčené stratégie pre zvýšenie efektivity vašej firemnej tlače?
Implementujte centralizovaný tlačový manažment
Zavedenie tlačového manažmentu do praxe môže znížiť celkové náklady na tlač až o 30 %. Takéto riešenie umožňuje monitorovať objem, typ a náklady na tlač jednotlivých oddelení alebo užívateľov, čím sa odhaľujú miesta s potenciálom na úsporu. Vďaka tomu je možné nastaviť inteligentné tlačové politiky, ako je predvolená obojstranná tlač (duplex) a tlač v odtieňoch sivej, čo priamo znižuje spotrebu papiera a tonera.
Kľúčom k nízkym nákladom je správny výber spotrebného materiálu
Výber vhodných tlačových kaziet a tonerov má zásadný vplyv na dlhodobú ekonomiku prevádzky tlačiarne. Výrobcovia investujú značné prostriedky do vývoja, aby zabezpečili optimálny výkon. Pri porovnaní s neoriginálnymi alternatívami, používanie vysokokvalitných náplní do tlačiarne HP preto nielen zaručuje konzistentnú kvalitu tlače, ale aj znižuje riziko porúch zariadenia o viac ako 40 %. Menší počet porúch znamená tiež menej prestojov, a tým pádom priamu časovú úsporu pre zamestnancov.
Pravidelná údržba a aktualizácia firmvéru predchádza nečakaným problémom
Pravidelná preventívna údržba tlačových zariadení, vrátane aktualizácie firmvéru a čistenia dôležitých komponentov, je zásadná pre zachovanie ich dlhej životnosti a optimálneho výkonu. Podľa štatistík je 80 % porúch tlačiarní spôsobených zanedbanou údržbou. Aktualizácie firmvéru preto často prinášajú vylepšenú efektivitu spotreby atramentu a nové bezpečnostné funkcie.
Optimalizujte využívanie farebnej tlače a zvoľte ekologické alternatívy
Analýza tlačových potrieb by mala identifikovať, kde je farebná tlač skutočne nevyhnutná a kde postačuje čiernobiela. Farebná tlač je nákladnejšia v priemere o 5- až 7-násobok. Pre väčšinu interných dokumentov je preto tlač v odtieňoch sivej postačujúca.
Pre firmy, ktoré sa zameriavajú na udržateľnosť a špičkovú kvalitu, sú navyše na trhu dostupné inovované náplne do tlačiarne Canon, ktoré často využívajú recyklované materiály a sú navrhnuté pre maximálny výťažok strán pri zachovaní precíznosti farieb. Tieto ekologickejšie a zároveň efektívnejšie možnosti pomáhajú podniku plniť ciele a znižovať ekologickú stopu.
Pomôcť môže aj preškolenie zamestnancov
Najväčšiu časť tlačových nákladov často tvoria chyby a zlé návyky užívateľov – zbytočná tlač, opakovaná tlač s chybami, či tlač neoptimalizovaných dokumentov. Efektívne školenie by sa malo zamerať na používanie konkrétnych funkcií zariadenia a na správny výber tlačiarní podľa typu úlohy. Cielené školenia pre zamestnancov môžu znížiť tlačový odpad až o 25 % v priebehu prvých šiestich mesiacov.
Efektívne využívanie firemnej tlačiarne teda nie je len o výbere správneho hardvéru, ale predovšetkým o inteligentnom manažmente procesov a vzdelávaní užívateľov. Implementáciou tlačového manažmentu, výberom kvalitného spotrebného materiálu a nastavením tlačových politík, môže podnik dosiahnuť merateľné úspory a zvýšiť produktivitu.
Zdroj obrázka: user11472009/freepik.com
